dinsdag 28 april 2009

Klanten

Een IT-project opzetten met een klant is altijd spannend. In welke mate kan een klant zich goed uitdrukken en heeft hij lang genoeg nagedacht over wat hij wil?  Het is soms een hele lijdensweg als er bij aanvang niet voldoende geïnvesteerd is in stappenplan en werkwijze. Er kan behoorlijk wat fout gaan en om dat te illustreren helpt deze cartoon.

boompje-schommel-nl

maandag 27 april 2009

113 km in de Vlaamse Ardennen

Voor het eerst meer dan 100 km gefietst en dan nog in de Vlaamse Ardennen. 113 km om precies te zijn en dat is de “groene lus” van de Ronde Van Vlaanderen.

Zondagmorgen om 8:15: de twee mountainbikes (met noppenbanden) in de camionette van Lode steken en rond 9 uur parkeren bovenaan de Muur in Geraardsbergen. Dat boodt dan meteen het plezante vooruitzicht dat het  binnenrijden een lastig stukje zou worden.

Gelukkig een winterregenjasje meegenomen en de eerste 3 uur hebben we dat nodig gehad: miezer, miezer, miezer. Eerder had ik met de mtb al een paar keer 60 à 70 km tourritten in het veld gefietst maar op de weg meer dan 100 en dan nog met die hellingen … dat was nieuw. ik nam me voor om het rustig aan te doen. Dus letten op de hartslagmeter en altijd voldoende klein trappen. Dat is redelijk gelukt want ik was wel moe maar zeker niet “kapot” of “verkrampt” na aankomst.

We hebben het ritje wel niet helemaal volgens plan afgehaspelt: ergens op het eind zijn we in Schorisse de Langestraat richting Ronse ingereden wat ons tot in Ronse, Eigenbrakel en Ellezelles leidde in plaats van een binnendoor. Misschien hebben we daarmee een hellingtje minder dan voorzien gehad. Maar goed, met de gemiddeld 22 km per uur waren we best tevreden.

Negenvlaksmodel

Automatiseringsgids is een nederlands weekblad waarin regelmatig echt leesbare artikels staan over theorie in de automatisering.

Beroepsmatig word ik regelmatig geconfronteerd met initiatieven die bepaalde methodologien ingang wil doen vinden. Dat is niet altijd even eenvoudig inleven … 

In het artikel in de Automatiseringsgids wordt gesteld dat het tijd is voor een nieuwe generatie servicemanagementoplossingen. En wel omwlle van volgende denkfouten.

  • Denkfout 1: Looijen zegt het
  • Denkfout 2: Functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer vormen een procesketen
  • Denkfout 3: Verschillende beheervormen eisen verschillende procesmethoden
  • Denkfout 4: Eén procesmodel voor verschillende taakgebieden leidt tot verlies van detail
  • Denkfout 5: Het is fijn dat ieder taakgebied zijn eigen model heeft
  • Denkfout 6: Het klakkeloos volgen van ITIL, ASL en BiSL

Eerst het oude model:

Het negenvlaksmodel (SAME - Strategic AlignmentModel Enhanced) kent drie kolommen en drie lagen en lijkt me een heel boeiende benadering.

De kolommen voorzien in een scheiding van verantwoordelijkheden: business, informatiespecificatie (opdrachtgeverschap) en informatierealisatie (levering).

De lagen ondersteunen het besturingsmodel met strategie (richten), tactiek (inrichten) en operatie (verrichten). Het is van belang te beseffen dat deze kolommen en lagen geen afdelingsstructuur beschrijven maar domeinen van beheer. Binnen deze structuur is het relatief eenvoudig een zuiver en simpel procesmodel te schetsen. Dit procesmodel maakt onderscheid naar vier effectiviteitsprocessen: afspreken, wijzigen, herstellen en leveren.
Daarnaast heeft het model twee efficiëntieprocessen: registreren en voorkomen. Het is nu erg eenvoudig dit procesmodel toe te passen op de onderscheiden beheerdomeinen, en de daarbinnen beheerde objecten: respectievelijk de informatiespecificatie en de informatierealisatie. Het is al net zo eenvoudig om hierin de verschillende activiteiten van de drie beheervormen te herkennen: de middenkolom wordt ingevuld met functioneel beheer (ref. BiSL) en de rechterkolom wordt ingevuld met applicatiebeheer (ref. ASL en ITIL) en technisch beheer (ref. ITIL).

Op deze wijze kan een organisatie een simpel, zuiver, effectief en efficiënt managementsysteem invoeren voor haar integrale informatievoorziening. En daarbij weloverwogen elementen uit alle denkbare frameworks gebruiken. Een te simpel en theoretisch verhaal? Nee, een toenemend aantal organisaties in Nederland past dit model inmiddels succesvol toe.

Flow en helder hoofd

Hoe kun je nu met een helder hoofd zitten op het werk? Vooral het vijfde lesje boeide mij.

  1. Een helder hoofd zorgt voor minder stress
  2. Met een helder hoofd ben je betrouwbaarder
  3. Met een helder hoofd heb je een overzicht over je leven en werk
  4. En helder hoofd werkt creatiever en productiever
  5. Een helder hoofd helpt je om in de flow te komen

Een helder hoofd helpt je naar het schijnt om in 'flow' te komen.
Een helder hoofd helpt je ook om je beter te kunnen concentreren. En concentratie is belangrijk bij het bereiken van 'flow'. ‘Flow’ is de term die prof. Csikszentmihalyi heeft geïntroduceerd voor die momenten waarop mensen het meest gelukkig aan het werk zijn.

Denk aan de laatste keer dat je elk besef van tijd kwijt was, dat je intens aan het werk was, zonder moeite ingewikkelde problemen oploste en je lekker productief voelde. Dat is flow.

Om in flow te raken, zijn concentratie en focus erg belangrijk. Losse gedachtes over allerlei rompslomp en klusjes verstoren de flow, die zo belangrijk is voor productief werk. Wanneer je een goedwerkend extern systeem hebt, kun je dat soort gedachtes snel en eenvoudig parkeren om later naar te kijken. En goedwerkende systemen in een kantooromgeving zijn dingen als een deftig beheerde “Outlook”, één of ander tracking/ticketingsysteem en een documentmanagmentsysteem. Net de dingen waar ik mee werk. Heb ik nu “Flow”?

zaterdag 25 april 2009

verrassing op vakantie

Voor Mieke haar 50ste verjaardag gingen we op vakantie naar Toscane met als afsluiter een paar dagen Milaan. Wat Mieke niet wist was dat ik tickets gekocht had voor een WE Milaan voor zoon en dochter en dat die dus ineens aan de hotelkamerdeur hun opwachting maakten.

Geniet mee van haar oprechte verbazing.

Eid en my.belgium.be

Quickie wil nog eens scoren en pakt uit met my.belgium.be

Minister van Binnenlandse Zaken Guido De Padt en zijn collega van Vereenvoudigen Vincent Van Quickenborne willen met de campagne "In 1-2-3 met de je eID" de EID nieuw leven inblazen.

Bedoeling is het publiek meer vertrouwd te maken met de toepassingen voor de EID die nog niet zo succesvol verlopen nu. En eind 2009 zullen alle Belgen wel een de elektronische identiteitskaart  hebben, maar ze wordt voorlopig nauwelijks gebruikt, wat nu?

Moeilijk man!

Het is niet eenvoudig een EID te gebruiken. Je moet om te beginnen een lezer hebben (kopen of krijgen), je moet die software installeren (niet zo evident), je moet je paswoord van je EID nog kennen, je moet er onmiddellijk een voordeel kunnen mee doen. En je mag  geen privacytaliban zijn die overal Big Brother achter ziet.

Je voordeel kunnen mee doen

Wat kan je er mee doen? De zelfde voorbeelden duiken altijd eerst op: je belastingaangifte elektronisch mee invullen via “Tax-on-web” of tijdens de vakantie politietoezicht vragen via “Police-on-web” en in heel wat gemeenten kan je ook al administratieve attesten opvragen. Ja ok, “Veelwind-on-web”. En typisch allemaal zaken die je echt niet dikwijls moet doen. Belastingen één maal per jaar. Hoeveel keer per jaar gaat u op vakantie en moet u tijdens uw afwezigheid uw woning laten bewaken ? Juist. En de laatste keer dat ik een administratief attest van de gemeente nodig had is ook al behoorlijk lang geleden. De frequentie waarbij je de bankkaart (en bankkaartlezers) gebruikt is bijzonder veel hoger en maakt dus dat de EID op dit vlak serieus gehandicapt is. op zoek naar de kritische succesfactor. Iemand een idee?

Een lezer hebben of kopen, een pc en internet

Hier en daar kan je soms eens een gratis EID-lezer krijgen. Voor kopen moet je naar de computerwinkel en betaal je een 20 euro. En je moet natuurlijk een pc en internet hebben. 20 euro uitgeven is geen ramp maar als je die uitgeeft heb je geen “hebbeding”. Een EID-lezer valt dus niet onder de “impulsaankopen” en EID-lezers worden in de winkels ook niet extra gepromoot.

Een lezer installeren

Op de site van Quickie staat een handleiding (een word-dok). Je moet die maar eens bekijken en dan zeggen of de installatie simpel is ja dan nee. Typisch begint dat met “verbind de kaartlezer nog niet met de pc en doe eerst het volgende ….” juist. Wat doen mensen altijd eerst: handleiding niet lezen en toestellen aansluiten.

Een handleiding op de kafka-site: http://www.kafka.be/showpage.php?iPageID=1779 

Initiatieven om er iets aan te doen

Over enkele weken zou de website www.my.belgium.be moeten actief zijn, zegt minister Van Quickenborne. "Dat wordt een uniek elektronisch loket waar alle online diensten van de overheid verzameld worden. Via de site kan je toegang krijgen tot je persoonlijk dossier in het Rijksregister, tot tax-on-web en police-on-web, tot het e-loket van je gemeente.” Niks nieuw dus.

Om het publiek vertrouwder te maken met al die mogelijkheden, trekt vanaf 26 april de eID-bus door België. In een zeventigtal steden en gemeenten stelt die een aantal toepassingen voor en de bezoekers krijgen na afloop een gratis kaartlezer. Het zijn verkiezingen zeker? Het publiek dat zo’n bus binnenstapt tijdens Waregem Koerse of Rock Werchter zal aan die gadget evenveel hebben als aan de GSM-oplader-waar-je-moet-aan-draaien. Hebben ja. Gebruiken nee.

Als je wil dat de EID gebruikt wordt, moet je net zoals de banken dat gedaan hebben een gratis kaartlezer geven aan iedereen die potentieel uw systeem gebruikt. Punt.  Stel dat de banken extra geld hadden gevraagd voor die kaartlezer: hoeveel klanten zouden dit accepteren?

Toekomstmuziek

Een model als “De treinbegeleiders van de NMBS zouden een kaartlezer krijgen. Daarmee kan de treinbegeleider dan de gegevens van de reiziger die zijn vervoersbewijs is vergeten, doorsturen en moet hij geen papierwerk mee doen.” Ja, leuk idee. Ik vergeet mijn portefeuille, heb dus mijn vervoerbewijs niet bij … en dus ook niet mijn IED. Ik heb mijn twijfels of dit nu echt het type maatregelen Is die gebruik van de EID zal stimuleren. Het gaat hem hier trouwens ook om het gewoon lezen van de identiteit, er zit geen transactie in dit model.

De eID of elektronische identiteitskaart zal later ook de SIS-kaart vervangen: qua infrastructuurkost alle SIS-kaarten kunnen laten vallen lijkt me heel veel geld waard. Qua performantie en acceptatie van de EID ligt hier denk ik de grootste kans. De SIS-kaart (en het nut in termen van ik wil in orde zijn met mijn ziekenfonds / verzekerbaarheid) is geen gadget in de ogen van de mensen. Als de EID de opvolger van de SIS-kaart wordt en dit aan bv. online diensten van de ziekenfondsen  gekoppeld wordt, tja dan he b je meteen de nodige schaalvergroting.

Met de EID veilig shoppen op het internet / betalen / surfen. Als die betaalvorm met eID niet het zelfde comfort kan bieden als met je bank- of visakaart en daar is dan bv. ook betalen in het buitenland bij, doe dan de boeken dicht. Veilig surfen met de idee (voor kinderen) hebben we al een tijd terug zelfs door Bill Gates zien promoten: waar zitten die eID-chattende kinderen?

Toegangsrestricties tot gebouwen. Niemand lijkt daar over na te praten maar de EID als sleutel gebruiken met het wachtwoord lijkt me veel potentie te hebben. Helaas ook veel potentie om wachtwoorden af te vangen.

Elektronische documenten juridisch geldig te ondertekenen. Dit moet ook relatief simpel op te zetten zijn maar helaas ook weer iets wat dan meteen de nodige frauderisico’s inhoudt. De problematiek is hier dezelfde als hiervoor: phisingtechnieken onderscheppen is niet zo simpel.

Boeken ontlenen uit de bibliotheek, gebruiken voor toegang op het containerpark …. dit zijn eenvoudige setups maar men moet nooit het wachtwoord gebruiken dus het volle potentieel is hier niet nodig.

Een klantonvriendelijke benadering: taks op kaarten. Bedrijven zijn aan kaarten verslaafd en willen overal hun eigen kaartje droppen (branding) zelf al heeft die kaart geen enkele elektronische functie. Waarom niet met z'n allen die ene EID kaart promoten?  Desnoods een taks op alle kaarten en vrijstelling voor hem die de EID als kaart gebruiken? 

Wij zijn er dus nog niet.

En als uitsmijter. Weinig mensen lijken stil te staan bij de gevaren van zo'n 'super' kaart. In een commentaar hoor ik een gemeenteambtenaar het volgende zeggen.

“De gemiddelde 'Belg' is een eID-fabeet. Weinigen 'bezitters' beseffen de impact van certificaten en de digitale handtekening. Het beginsel dat iedereen standaard over al die zaken moet beschikken is fundamenteel fout ! Het ware beter de zaken om te draaien, enkel op speciale aanvraag zouden deze mogelijkheden moeten kunnen worden actief gemaakt worden. Een standaard kaart zou enkel en alléén de uitlezing van de gegevens mogen toelaten.  In de huidige situatie geven de 'onwetenden' dikwijls zonder het zelf te beseffen een ultieme volmacht aan derden. (Senioren die de codes afgeven aan de kinderen, zorg jij maar voor...) Ik vrees dat het eID IQ van onze bevolking erg overschat wordt. Met een speciale aanvraag zouden enkel de professionelen en degene die het nodig hebben de certificaten krijgen. Zo'n activatie zou via een website kunnen worden aangevraagd NADAT men de kaart heeft gekregen. Bovendien zou men de administratie en wachtrijen aan de loketten sterk verminderen. Nog een belangrijk voordeel in deze crisis tijden is het feit dat men het adres zou kunnen aanpassen zonder de Pin code van de burger, maar wel met het certificaat van de ambtenaar. Uit de praktijk, ruim 20% van de verhuizers kent zijn codes niet en dient een nieuwe eID kaart aan te schaffen ! “

woensdag 22 april 2009

Ankers in email

Ik ben niet zo een voorstander van mailings met bovenaan een lijstje titels waar dan een anker in zit naar het dieper liggende artikel.  Ik vind dat onzin omdat dit eigenlijk meteen aantoont dat je veel te veel items in je nieuwsbrief hebt. Maar kom, de klant is koning en snapt soms niet dat het beter is meer nieuwsbrieven te sturen met over de tijd gespreide relevante informatie dan minder nieuwsbrieven met veel te veel informatie. De klant die gaat voor het meeste kliks zal wel voor mijn systeem kiezen.

Maar die ankers dus. In outlook 2007 werkt dat dus niet. Hoeveel procent (professionele) gebruikers gebruiken outlook 2007? Dus niet gebruiken die handel.

---------------------------------------------

Correctie!

Els maakte me attent op het volgende:

Ankers kunnen wel in Outlook 2007. Maar je moet ze op de juiste manier leggen.

<a name="naam">om het anker te leggen
<a href=#naam"> om de link naar dat anker te leggen

Tiens, zo stond het in ons ontwerp toch ook en het werkt niet?!?

Ben dan maar van scratch herbegonnen en inderdaad het werkt wel. Dit is het scratchvoorbeeld.

We zullen dit nog verder onderzoeken.

Ken uw eigen emailadres

In onze sector verzamelen we nogal wat emailadressen die we dan hergebruiken om mailings te doen. Zelden of nooit zijn de mensen gedwongen om een emailadres op te geven. Als ze er toch doe gedwongen worden, dan is het omdat we hen iets terug moeten mailen op hun vraag. Dus in onze bestanden geen fictieve adressen als a@a.com en gaat-u-niet-aan@hotmail.com.

We hebben het dus hier over adressen die de mensen zelf intikken in webformulieren.

Tussen de 2 en de 2,5 % is niet instaat zijn eigen adres foutloos in te tikken. Ik schat dat ongeveer 1/3 gewone typo's zijn zoals mijn.naam@kynet.be i.p.v.  mijn.naam@skynet.be of park.eyskens@gmail.com i.p.v. mark.eyskens@gmail.com Dat betekent dus dat 1,5 tot 2 % van alle adressen fout zijn omdat de eigenaar zijn eigen adres niet kent. Binnen die categorie is de meest voorkomende fout naar mijn inziens het verkeerd gebruik van punten, liggende streepjes.

Door de jaren heen worden ook adressen opgestapeld in eigen systemen zonder dat de mensen dat zelf intikken. Hier heb je dus niet alleen te maken met typo's maar ook met niet correct ingevoerde adressen … genre @Gmail.com tikken i.p.v. @mail.com. De fouten zijn echter ondergeschikt aan het verlies wegens “niet meer geldig/bestaand adres”. Zelfs in vrij “jonge” bestanden kom je in de buurt van 20% uitval.

maandag 20 april 2009

Nieuwe fiets

Vrouwtje heeft een nieuwe fiets. Mag wel want ze fiets bijna elke dag 7 km op en af naar het werk. Zaterdag al eens een ritje van een 30 km mee gedaan en fiets valt reuze mee.

Een SPORT-S 7000 EQUIPPED van Thompson gekocht bij Van Eyck en de prijzen zijn daar ruim onder de catalogusprijs die je hier vindt: http://www.thompson.be/th-web2009/nederlands/index-3.asp

Frame :  ALU 7005
Vork :  VAST CARBON
Maten :  DAME: 19"
Kleur: ANTRACIET
Remmen :  V-BRAKE
Velgen :  V-BRAKE
Spaken :  INOX
Banden :  SCHWALBE MARATHON SMALL KEVLAR
Stuurcenter :  ALU VLINDERSTUUR is vervangen door een gewoon stuur
Stuurpen :  ITM SATORI-UP REGELBAAR ZWART
Zadelpen :  RITCHEY LOGIC ALU 30.2
Zadel :  SELLE ROYAL "LOOK-IN 3D"
Pedalen :  ALU ANTI-SLIP LUXE + REFLECTOREN
Voorlicht :  AXA "MICRO SCOPE" op BATTERIJEN
Achterlicht :  HERRMANS "HGOGGLE" SENSOR
Spatborden :  SKS "SUPERSPORT"

Internet is belangrijkste informatiebron voor reizen

Twee interessante artikels die het hebben over reizen boeken en websites.

http://www.kmopme.be/news/3035_internet_is_belangrijkste_informatiebron_voor_reizen

http://www.6minutes.be/NL/Artikel.aspx?ArtikelID=14593&RubriekID=3

Steeds meer consumenten zoeken hun volgende reisbestemming op het internet. Het internet blijkt, nog voor het eigen sociale netwerk en informatie verkregen in het reisbureau, op de eerste plaats te staan.

en

Toch zijn de consumenten niet te spreken over de kwaliteit van de websites van de reissector. De meeste scoren ondermaats op de essentiële criteria zoals design, snelheid en efficiëntie.

Vlaamse gezondheidszorg is sneller 'mee' met evolutie

Blijkbaar is de Vlaming sneller dan de Franstalige Belg 'mee' met de nieuwe evoluties in de gezondheidszorg die internationaal worden aangeprezen

De gezondheidszorg verschilt inhoudelijk tussen noord en zuid blijkt uit een artikel van Guy Tegenbos in de Standaard deze week.

De cijfers komen van senator Louis Ide (N-VA) op basis van cijfers die minister van Sociale Zaken Onkelinx (PS) verstrekte en zijn terug te vinden op de site van de Standaard en in de Artsenkrant. De pagina met het artikel in pdf uit de Artsenkrant. 

Ik citeer:

Thuisverpleging en daghospitalisatie zijn in Vlaanderen ruimer verspreid dan in Wallonië en Brussel. Ook vroedvrouwen treden in Vlaanderen vaker thuis op. Vlaamse vrouwen gaan sneller naar huis na een bevalling dan Waalse en Brusselse. Dagcentra voor bejaarden zijn er vooral in Vlaanderen.

Peritoneale nierdialyse die thuis kan gebeuren, wordt vaker toegepast in Vlaanderen; de dure hemodialyse die in ziekenhuizen moet gebeuren, komt meer voor in Wallonië en Brussel.

Als Vlamingen een huisarts of kinesist nodig hebben, gaan ze vaker naar zijn praktijk, terwijl Walen huisarts en zelfs de kinesist aan huis laten komen.

Die en andere cijfers zeggen ook dat de Vlaamse patiënt vaker involgt wat internationaal aanbevolen is als goede gezondheidszorg. Hij krijgt boodschappen ('eerst naar de huisarts, dan pas naar de specialist) van de huisarts en andere zorgverstrekkers en via de media.

Vlaamse huisartsen durven ingaan tegen gewoonten van hun patiënten ('kom liever naar mijn praktijk'); hun Franstalige collega's durven dit niet. In Vlaamse ziekenhuizen volgt men ook sneller en correcter de internationale richtlijnen inzake goed medisch handelen dan in Franstalige.”

zondag 19 april 2009

Google adwords

Hoe bepaalde adwords op bepaalde pagina’s terechtkomen is soms onverklaarbaar. Waarom staan er advertenties ivm schaamhaar op dit aritkel ?

image

http://www.6minutes.be/NL/Artikel.aspx?ArtikelID=14515&RubriekID=3&UserID=39&ab=11284

vrijdag 17 april 2009

Van bewegen word je dik

Die pijnlijke slogan steekt mijn ogen uit. Van mijn zoon – licentiaat LO – en en een collega die thuis is in training weet ik dat mijn jojogedrag van telkens opnieuw beginnen sporten en tegelijk proberen te vermageren waanzin is. Sporten is vet omzetten in spiermassa.  Dus daar win je niks mee in gram integendeel. In de gazetten doen ze wel weer ambetantig: http://www.medinews.be/full_article/detail.asp?aid=15231 

Om gezond te zijn en te blijven, moet je in de eerste plaats optimale levensgewoonten nastreven. Campagnes van de overheid, adviezen van artsen en andere zorgverstrekkers, berichten in de media. Allemaal gaan ze in dezelfde richting. Volgens een Amerikaanse onderzoeker zorgt alle poeha rond lichaamsbeweging er echter net voor dat mensen dikker worden en diabetes krijgen. Dat staat te lezen in het medisch weekblad de Huisarts.

btw: ik sta op 76 en loop 10 km en mtb 80 km per week en vermager NIET.

donderdag 16 april 2009

Ehealth

Er is vandaag nogal wat te doen over 'Roekeloze plannen rond eHealth'  en de privacycommissie die bezwaren uit tegen de medische kruispuntbank eHealth.

image

Tja, sommige mensen zijn soms waanzinnig soepel om allerlei privéspul op internet te zetten – al dan niet bewust -  en andere mensen willen absoluut niks delen ook niet als dat enorm veel efficiënter zou zijn. Ik kan mijn eigen medische gegevens moeilijk zelf bijhouden wegens weet ik veel hoe ik dat moet ordenen en toegankelijk maken voor anderen. Dus ik zou het niet erg vinden als mijn huisarts in mijn dossier bij de specialist (wiens naam ik vergeten ben) eens zou kunnen kijken. Ik zou het niet erg vinden als een andere specialist dan naar het dossier van X jaar geleden zou kunnen teruggrijpen om te zien wat toen de conclusies waren. 

Al die pipo’s die zo met privacy begaan zijn, die zullen dan ook geen delhaizekaart hebben, die willen dan ook niet dat ze als snelrijders automatisch geflitst worden, die willen heiliger dan de paus zijn.

Zou het niet kunnen dat bepaalde medische groepen liever ongecontroleerde medische consumptie zien dan beter beheer en toezicht? Dit soort kruispuntenbanken zijn noodzakelijk.

Write e-mail messages that get attention

De kunst van het emailschrijven is velen niet gegeven.  In dit artikel gaat het over het PASS-model. In het Nederlands wordt dat het BAOO- model.

Op het eind gaan ze in het artikel nog dieper in op wie en wat wanneer en waarom in de TO en CC en BCC hoort te staan … als dat iedereen zou toepassen zouden we al in een gelukkiger wereld leven.

BAOO staat voor:

B — Welk Bedoeling wordt beoogd met de communicatie die uitgestuurd wordt en is duidelijk wat verwacht wordt van de bestemmeling?

A — Welke actie wordt verwacht: moet die voor een bepaalde datum en wie moet die actie uitvoeren?

0 — Welke 0ndersteuning (documentatie) heeft de bestemmeling nodig?

0 — Vat het Onderwerp de boodschap efficiënt samen?

----------------------------------------------------------------------

Overgenomen van http://office.microsoft.com/en-us/help/HA011430301033.aspx?mode=print en contributed by McGhee Productivity Solutions

----------------------------------------------------------------------

Do you get so much e-mail every day that you find it hard to read it all? If you're like a lot of us, you might spend as little as 15 seconds scanning a message to determine how it applies to you.

Commonly, when recipients can't quickly identify the relevance of an e-mail message or the action the message requires, they end up deleting the message or leaving it in their inbox "for later" — without taking the necessary action. So if you want recipients to read and act on your e-mail messages, it's critical to make your messages concise yet informative.

The McGhee Productivity Solutions e-mail P.A.S.S. model

When you use the McGhee Productivity Solutions (MPS) e-mail P.A.S.S. model to help compose your messages, you help ensure that your messages are meaningful and useful and that the recipient has all the relevant information at hand to act on them. Additional benefits for using the MPS e-mail P.A.S.S. model are that you send and receive less e-mail and create quicker response times to your e-mail messages.

What is the MPS e-mail P.A.S.S. model?

"P.A.S.S." is a memory aid that reminds you to ask yourself four simple questions as you compose your message to help ensure that it is more useful for the recipient. The four questions are:

P — What is the purpose of this communication, and does the purpose relate to an objective?
A — What action is required; is there a due date; and who owns the action?
S — What supporting documentation does the recipient need?
S — Does the subject line effectively summarize the message?

Identify the purpose of your message

The first step in writing your e-mail message by using the MPS e-mail P.A.S.S. model is to identify the purpose of the message and what objectives the purpose relates to. For example, ask yourself what you want the recipient reading the message to do, and ensure that it relates to one of your objectives and one of their objectives. Often, people launch into writing an e-mail message without thinking about the result they're after. (I know you would never do such a thing!)
When composing your message, skip the To and Subject lines and get right to the purpose of the message in the first one or two sentences. For example: "The FY '05 budgets need to be revised to reflect a 5% savings over '04 actuals. Recommendations are due to me by May 15th."

Identify a required action

The second step in writing your e-mail message is to identify the type of action that you want the recipient to take after reading your message and to specify whether a deadline exists for the action. Identifying the type of action that is required helps eliminate any confusion about what your expectations are. In many cases, identifying the type of action is as helpful to you as it is to your recipients.
If there are multiple individuals responsible for different actions, call out the individuals by name in bold text and clearly indicate who is responsible for what. Always include due dates for each action.
The four most common actions are:

  1. Action The recipient needs to perform a physical action. For example, your action item might state, "Provide a proposal for a 5% reduction in Travel & Entertainment."
  2. Respond The recipient needs only to respond to your message; no other action is necessary. For example, your message might state, "Let me know if you can attend the staff meeting at 9:00 A.M. on Friday."
  3. Read Only The recipient needs only to read your message; no other action or response is necessary. For example, your message might state, "Please read the attached sales plan before our next staff meeting being held on August 12th."
  4. FYI Only The recipient needs only to file your message for future reference; no other action or response is necessary. In fact, even reading the message is optional. For example, your message might state, "Enclosed for your records are your completed expense reports."

Setting a deadline

If your message requires some type of action, determine whether a deadline applies to the action. Specifying a deadline helps recipients prioritize their tasks more effectively. If a deadline applies to an action, revisit the purpose of your message to determine a realistic completion date.

Identify supporting information

The third step in writing your e-mail message is to provide any supporting information that will help the recipient complete an action or respond successfully without requiring the recipient to come back to you for more information. For example, if you want a recipient to fill out a form, you could attach a sample copy of the form that illustrates exactly how it should be filled out. If background information is required, you can include it in the body of the message in a concise format.
Supporting information can come in different forms, such as text typed into the body of the message, an attached message, or an attached file. It should provide the recipient with all the information required to complete the requested action.

Create an effective Subject line

The last step in writing your e-mail message by using the MPS e-mail P.A.S.S. model is to summarize your message in the Subject line. It might seem counterintuitive to write the Subject line after writing the content of the message; however, waiting until after you write the content ensures that the Subject line accurately summarizes the body of the e-mail message.
Useful information to put in your Subject line includes:

  • A standard subject heading such as "Action Requested," "Response Requested," "FYI," or "Read Only," depending on the action indicated in the body of the message.
  • The meaningful objective or supporting project that the message relates to, for example, "FY '05 budget forecasting."
  • The required action, if applicable, for example, "Consolidate departmental budget spreadsheets."
  • The due date, if applicable, for example, "Due by July 7."

An example of an effective Subject line is "Action Requested — Consolidate all department spreadsheets for FY '05 budget and return to me by May 15th."

The To, Cc, and Bcc lines

After you write an effective e-mail message by using the MPS e-mail P.A.S.S. model, you can complete the To, Cc, and Bcc lines. It's important that you target your message to the appropriate audience and not overwhelm people with e-mail that does not relate to their meaningful objectives or supporting projects. Appropriately addressed e-mail messages reduce e-mail volume, increase productive work, and help you and your staff stay focused on your real objectives instead of meaningless distractions.

The To line
If you want to make sure that the right people take the right action, ensure that the right people are on the To line. The To line and the Subject line are integrated. Each individual on the To line is responsible for taking the action (or part of an action) outlined on the Subject line and the message relates directly to one of their meaningful objectives or supporting projects.
If the Subject line effectively summarizes the message and the message is clearly written, each recipient on the To line will have a clear understanding of the objective or project that the message relates to, the action to take, and the due date requested.

The Cc line
It's tempting to put as many people on the Cc line as possible in order to cover your bases. However, there is a more appropriate way to use the Cc line. Remember: 

  • No action or response should be expected of individuals on the Cc line. The recipient needs only to read or file the message.
  • Only those individuals whose meaningful objectives are affected by the communication should be included on the Cc line. If you are not sure that the communication relates to a recipient's objectives, you can check with that person to find out whether they want to receive the message.

The Bcc line
This line should be used very judiciously. Protecting a distribution list and keeping individuals from receiving a "Reply" or "Reply All" are good uses of this line.
In general, it's best not to use the Bcc line to slyly escalate matters, as there is always a chance that the individual on the Bcc line could hit "Reply All" and unintentionally reveal that the matter was escalated.

Some final questions before you hit "Send"

You have finished writing and addressing your e-mail message. Now, ask yourself the following questions to ensure that you send meaningful e-mail communications:

  • Have I followed the MPS e-mail P.A.S.S. model in writing the message?
  • Have I included enough information in the message so that it will not come back to me with questions?
  • Am I sending the message to the correct recipients?
  • Have I run the spelling checker and edited the message for grammar and jargon?

Using the McGhee Productivity Solutions e-mail P.A.S.S. model for writing effective e-mail communications can greatly enhance your correspondence. Sending clear, well-defined messages can reduce the volume of e-mail you send and receive, encourages needed answers and correct action, saves time, and limits e-mail trails. Take the time to pause and think through your e-mail message BEFORE you write it. You'll be amazed at the results you get!

About the author McGhee Productivity Solutions (MPS) provides consulting and education services designed to increase productivity and quality of life.

zondag 12 april 2009

Leve outlook 2007

Office 2003 is in Extended Support

"Mainstream Support" for Office 2003 expires this month. This means customers can't call Microsoft for assistance with Office 2003 problems for non-security issues or to request feature changes. Support for problems which do not affect security is available to corporations who are willing to pay for support contracts.
For the next five years, Outlook 2003 is in "Extended Support". During this period Microsoft will release security updates for Office 2003 as needed and refresh the junk-mail definitions for Outlook.
What does this mean for most people? It means nothing, as in it's not going to affect them or change their behavior, as long as the junk mail updates keep coming. Most of the bugs in Outlook 2003 are either fixed or known but not going to be fixed. Most people don't call Microsoft for support, they use google and visit websites such as www.slipstick.com and www.outlook-tips.net, or ask questions in the Outlook newsgroups at msnews.microsoft.com when they need support for Outlook. 

Internetgebruik overtreft tv in 2010

Internet is hard op weg om in de zomer van volgend jaar televisie te overtreffen als belangrijkste medium. Die voorspelling durft het softwareconcern Microsoft aan na een uitvoerige studie naar internetgebruik in Europa.

Volgens het woensdag gepubliceerde trendonderzoek 'Europe logs on' brengt een Europeaan nu gemiddeld 8,9 uur per week op het internet door. Naar televisie wordt wekelijks nog ruim 11,5 uur gekeken. In het huidige groeitempo kan het internetgebruik stijgen naar 14,2 uur per week in juni 2010, aldus Microsoft. De tv-consumptie zal naar verwachting stabiel blijven.

Opvallend is dat het Amerikaanse softwarebedrijf een sterke daling van het internetgebruik op de pc verwacht. Over vijf jaar zal nog maar de helft van de internetconsumptie via een computer plaatsvinden. Nu is dat nog 95 procent. Het gebruik verschuift naar mobiele telefoons, spelcomputers en andere consumentenelektronica.

Nederland behoort wat het internetgebruik betreft in Europa tot de koplopers. Bijna 83 procent van de bevolking beschikte eind vorig jaar over een aansluiting. Alleen enkele Scandinavische landen deden het beter.

Bron: Belga

http://blogs.tijd.be/tzine/2009/04/internetgebruik-overtreft-tv-in-2010.html

Online boeken van reis is in trek


10 april 2009 -- Kristof Van der Stadt
Alsmaar meer Belgen boeken hun vakantie online. Slecht werkende reissites worden door consumenten afgestraft.
Waar in 2007 nog 3,4 miljoen van de in totaal 4,8 miljoen surfende Belgen tussen 15 en 65 hun vakantie online boekten, waren er dat vorig jaar al 4,2 miljoen. Dat blijkt uit een onderzoek van IAB en InSites Consulting.
In de onderzochte periode voerde 37 procent van surfers die zich als 'de aankoopverantwoordelijke' omschrijft, een online reservering of boeking uit. In 2007 was dat nog 29 procent. Zowat 66 procent boekte bij de merken die ze reeds kenden. 55 procent deed dat via gespecialiseerde reiswebsites, terwijl 32 procent ook op onbekende reiswebsites koopt. Belangrijk is dat 67 procent verwacht om binnen het jaar opnieuw een online boeking uit te voeren.
Toch zijn de Belgen nog niet helemaal tevreden over de kwaliteit van de reiswebsites. Op design, snelheid en efficiëntie scoorden de meeste reissites ondermaats met een gemiddelde score van 6.6. 41 procent zegt zelfs door slechte ervaringen geneigd te zijn om te switchen naar een andere, concurrerende reissite. Overigens verwachten de onderzoekers ook dat in belgië de mediaconsumptie van tv, radio en tijdschriften verder af zal nemen ten voordele van internet. 72 procent van de Belgen heeft ondertussen toegang tot internet, wat vier procent meer is dan in 2007. In totaal surfen iedere maand 5,9 miljoen Belgen. Dagelijks zijn er dat 4,6 miljoen. Verwacht wordt dat het aantal surfuren de komende jaren enkel nog zal stijgen.

http://www.datanews.be/nl/news/90-5-23488/online-boeken-van-reis-is-in-trek.html